Votre interlocuteur comptable : Service Comptabilité – compta (@) fdmjc-alsace (.) fr
Votre interlocuteur SOS BELAMI : Service Cellule Appui – sosbelami (@) fdmjc-alsace (.) fr

Création d’un compte bancaire :

Vous êtes directeur de périscolaire, responsable de structure jeunesse ou animateur jeunesse ? Vous avez besoin d’une carte bancaire pour vous accompagner dans votre mission ?

C’est très simple !! il vous suffit d’envoyer par, mail à compta (@) fdmjc-alsace (.) frr , courrier postal ou déposer en main propre, la copie de votre carte d’identité ainsi qu’un justificatif de domicile de moins de 3 mois.

Sachez que le traitement de votre demande et l’obtention de la carte prendront environ 2 semaines, donc pensez à envoyer rapidement les documents nécessaires.

Règles comptables :

En tant que directeur périscolaire et responsable de structure jeunesse, vous avez des obligations comptables. Une mini formation pourra, sur votre demande, être programmée afin de vous aider dans les démarches mensuelles qui vous seront demandées.

Un référent comptable au siège de la FD vous sera attribué en fonction de votre secteur géographique. Ce sera vers lui que vous devrez vous tourner en priorité pour toutes vos demandes/questions comptables.

Outils comptables :

Le kit comptable est téléchargeable sur l’intranet.

CLOUDcompta :

Pour bien commencer votre travail, il vous faudra installer un accès au Cloud Compta (espace de stockage FDMJC) sur votre PC (accès via lequel se fera le rendu comptable) en suivant les démarches indiquées sur la procédure spécifique indiquée par votre référent

Vous y trouverez également la procédure comptable que nous vous demanderons de respecter au mieux et dans laquelle se trouvent toutes les échéances des rendus comptables ainsi que vos obligations.

Inscription et Facturation Bel Ami :

Vous devrez également travailler sur un logiciel d’inscription et de facturation « Bel Ami ». Une formation sera prévue avant le démarrage sur site.

Ce logiciel vous permettra d’éditer des statistiques, des ventilations de règlements sur une année scolaire complète et par activité, des listes de présences, etc… il sera important que ce logiciel soit bien complété par vos soins afin que les données extraites soient justes et cohérentes. Les paiements des inscriptions devront également y être enregistrés,  de manière régulière, afin qu’il n’y ai pas d’oubli et ainsi faire ressortir les impayés des familles.

Cet outil sera également indispensable pour le siège car il permettra à vos référents comptables d’établir un état des heures réalisées visant à obtenir les subventions des partenaires financiers. D’où l’importance d’une gestion rigoureuse et détaillée de ce logiciel.

Une procédure contenant toutes les réponses que vous pourriez vous poser (ex. la création à une fiche activité, l’inscription d’un enfant, l’enregistrement du règlement de l’activité…) est disponible dans le cloud ou Synology Ressources FD.

VACAF :

VACAF est un site de la Caisse d’Allocation Familiale permettant le paiement des inscriptions avec des bons CAF dématérialisés. Les bons CAF sont attribués à certaines familles et sous certaines conditions. Vous pourrez les accepter à la seule condition qu’ils permettent de payer un séjour ou mini séjour à partir d’une nuitée.

L’accès à ce site se fait avec des identifiants personnalisés que vous obtiendrez en faisant la demande à philippe.reisz (@) fdmjc-alsace (.) fr .

Vous pourrez ensuite :

• Rechercher un enfant afin de vérifier s’il a bien droit à des bons CAF mais également le montant lui restant alloué par ce biais.
• Créer la fiche séjour
• Inscrire les enfants à ce séjour
• Facturer à la CAF, le montant dû pour ce séjour en validant les inscriptions de la fiche à la fin de chaque séjour.

La facturation doit se faire au plus tard dans les 30 jours qui suivent la fin du séjour !! A défaut, le versement de la prestation ne se fera pas.

Les contrôles comptables :

Le service comptabilité effectue des contrôles comptables aléatoires sur les secteurs. Ces contrôles sont minutieusement réalisés et concernent tout ce qui touche à l’utilisation de l’argent publique, à savoir :

• Les recettes (liées à l’inscription aux activités, aux manifestations, etc…)
• Les dépenses effectuées par tout mode de règlement
• Les frais de déplacements

Mais aussi :

• Le rendu comptable général (beaucoup de retard, absence de pièces)
• L’utilisation de Cloud ou Bel Ami (enregistrement des paiements, édition des bordereaux, etc…)
• les tracts (sorties prévuesàachat de billets d’entrée/restauration/alimentation)

Toutes les pièces qui seront contrôlées seront également reliées entre elles.

Un inventaire du matériel acheté sur une ou plusieurs années pourra également être fait lors de ces contrôles par votre référent comptable et sera conservé au siège.

Du bon usage de l’argent public :

« Contente-toi de ce que tu possèdes, abstiens-toi de ce qui ne t’appartient pas ».

Vos commencerez votre mission sur le territoire avec un budget alloué PAR la Collectivité ou la Communauté de Communes et POUR pallier aux dépenses liées au fonctionnement de la structure (matériel de bureau, fourniture administratif, etc…) et à celui de l’activité (Matériel pédagogique, bus, repas, alimentation, sorties…).  Nous vous demandons d’en faire bon usage.

« L’argent est un stress permanent, on a peur d’en manquer et quand on en a assez, on craint de tout perdre ».

Ce budget est alloué pour une année complète et ne devra en aucun cas être dépassé. Les comptes réalisés seront transmis à la Collectivité au moment du bilan. Nous devrons être en capacité de transmettre à cette dernière les  copies des factures.

« Heureux celui qui se préoccupe davantage d’avoir une conscience pure qu’une caisse pleine ».

La plupart des dépenses se fera par carte ou par chéquier mais vous aurez également à votre disposition une caisse. Nous vous demandons d’être consciencieux, rigoureux dans la gestion de cette caisse et de tenir un registre des dépenses / recettes (tableau excel).

Il vous faut gérer l’argent qui vous est confié en bon père de famille…